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Gestione e pagamento delle dispense universitarie

Il progetto GEDIS nasce nell’ambito dei servizi alla didattica universitaria per verificare la sostenibilità della riproduzione ad uso didattico di dispense legali confezionate con parti di testo soggette a diritto editoriale.

La riforma dei percorsi didattici universitari e l’utilizzo delle nuove tecnologie dell’ informazione, hanno di fatto modificato l’utilizzo di molti prodotti editoriali. Il prodotto “libro” (monografia, manuale, ecc) viene in molti casi sostituito da un collage di “parti di libro”, da “instant-book” o da “e-book” validi solo nell’arco temporale di un corso (tre mesi o anche meno). Non esistendo una filiera editoriale codificata per gestire le necessità di questo segmento, il progetto intende affrontare in modo radicale il problema della scarsa trasparenza con cui viene attualmente gestito il processo di riproduzione e distribuzione di materiali didattici.

In questo scenario è stata fatta una collaborazione con l’Università di Padova per la realizzazione di una piattaforma software di gestione della distribuzione e del pagamento e della relativa contabilizzazione dei diritti di copyright delle dispense universitarie.

Gli obiettivi di carattere generale che hanno contribuito alla nascita del progetto si possono riassumere come segue:

  • Standardizzazione delle informazioni relative ai materiali didattici consigliati per i corsi universitari e delle modalità di gestione e fruizione delle stesse (raccolta e distribuzione)
  • Interoperabilità con gli archivi bibliografici delle varie facoltà
  • Standardizzazione e controllo in fase di inserimento di metadati e dati relativi alle dispense didattiche
  • Gestione automatica del back-office e della reportistica amministrativa
  • Creazione automatica di statistiche che forniscano informazioni sulla fruizione del servizio e che permettano anche la ripartizione dei diritti di copyright
  • Ottimizzazione e razionalizzazione del processo di gestione del denaro relativo agli acquisti delle dispense e alla successiva ripartizione tra costi del servizio di riproduzione e diritti d’autore.

I VANTAGGI DEL PROGETTO GEDIS:

E’ stata realizzata una soluzione preconfigurata nella modalità TOTEM ovvero un sistema SELF-SERVICE per consentire la fruizione in autonomia del servizio da parte degli studenti, con le seguenti finalità:

  • permettere agli studenti universitari di ricercare e stampare autonomamente le dispense messe a disposizione dal docente del proprio corso di interesse.
  • fornire un sistema sicuro e integrato di accesso, ricerca, stampa e pagamento delle dispense (totem) che sia riproducibile e collocabile nei vari punti di fruizione del servizio (tipicamente nei dipartimenti delle facoltà universitarie).
  • registrare su un database locale tutte le informazioni legate alle operazioni di stampa, in particolare l’ID del documento, l’autore del documento, quante pagine sono state stampate, il costo della stampa eseguita e in particolare la quota relativa ai diritti di copyright della dispensa riprodotta.
  • permettere ai gestori del servizio di caricare nel database locale in modo semplice e sicuro i documenti digitali relativi alle dispense associando a questi i metadati che diventeranno le chiavi di ricerca dei documenti stessi.
  • offrire agli utenti un sistema di pagamento in self-service (badge magnetico o smart card) semplice e intuitivo che non comporti l’intervento di operatori che così si possono dedicare ad attività a maggior valore aggiunto.
  • ripartire automaticamente i diritti d’autore della dispensa o di parti di essa (fascicoli) soggette a copyright, fornendo al gestore un report dettagliato per ogni centro di costo.

 

Gestione automatizzata dei servizi della biblioteca

Introduzione

Sono sempre di più gli studenti che utilizzano risorse tecnologiche messe a disposizione dalle strutture bibliotecarie universitarie mediante PC collegati in rete. Si pensi ad esempio al materiale didattico prodotto dai docenti e reso fruibile per gli studenti non più su supporto cartaceo, ma mediante Internet.

Si impone perciò un ripensamento nelle modalità di fruizione delle postazioni informatiche (peraltro largamente insufficienti alle necessità dell’utenza) e dei servizi ad esse collegati per permettere una più razionale gestione dell’esistente.

Occorre pertanto dar modo al  personale di gestire e monitorare in tempo reale lo stato di utilizzo delle postazioni senza muoversi dalla reception, consentendo l’accesso solo a utenti abilitati su postazioni effettivamente disponibili, evitando così confusione, ressa e fastidiose perdite di tempo, sia per gli utenti sia per il personale.

 

Fig1: Architettura del sistema

Funzionalità e caratteristiche del sistema SPS

Il problema può dunque essere individuato nella necessità di identificare e regolamentare l’accesso a differenti tipologie di risorse mediante apposite pratiche amministrative e apposite tecnologie;

SICURNET SPS è la piattaforma software progettatta sulle specifiche esigenze della biblioteca e più in generale del sistema bibliotecario che permette di gestire tutte le risorse tecnologiche messe a disposizione del pubblico.

Principali funzionalità del sistema:

1. Gestione del credito personale dell’utente, utilizzabile per pagare servizi forniti nell’ambito del sistema bibliotecario di ateneo (SBA);

2. Pagamento di servizi su supporto (riproduzioni a stampa, fotocopie, collegamenti web), e intangibili (oneri di mora per ritardata, consegna materiali in prestito, costi gestionali generali, ecc.)

3. Ripartizione tra diversi servizi e fornitori di servizi dei proventi delle attività gestite dal sistema di accounting e generazione contestuale di un’adeguata reportistica.

4. Identificazione e monitoraggio delle connessioni web che vengono effettuate da postazioni PC in rete (nel rispetto della normativa vigente, sia in materia di privacy che in ambito di sicurezza), delle operazioni di stampa e fotocopiatura effettuate dagli utenti nonché di tutte le transazioni economiche relativi ai servizi offerti.

5. Gestione Multibiblioteca con relativa gestione utenti/autorizzazioni e servizi

Per i servizi a pagamento viene utilizzato un portafoglio interno attribuito a ciascun utente. Mediante un Totem Self-Service (Money Loader) l’utente può verificare lo stato del proprio credito, caricare denaro introducendo monete e banconote, visualizzare l’estratto conto di tutte le transazioni effettuate in un determinato periodo. Nel tempo è previsto che l’utente potrà effettuare l’accesso al proprio Account anche via web direttamente dal portale del Politecnico di Milano.

La soluzione prevede un server centrale, al quale sono collegate in rete tutte le periferiche che prevedono un costo per l’utente (fotocopiatrici, stampanti ma anche postazioni web con collegamenti onerosi a risorse elettroniche, o costi per Area Sistema Bibliotecario di Ateneo, servizi di fornitura documenti o prestito interbibliotecario). Il sistema permette la gestione dei dati relativi alle diverse contabilità (servizi legati alle differenti macrostrutture e strutture di ateneo differenziati per tipologia e per fornitore).

La ricarica del credito degli utenti avviene in modalità “chiosco” (self-service), cioè in assenza di operatore.


FUNZIONI SPECIFICHE DEL SISTEMA

a.     Controllo accessi on-line (login);
b.     Servizi di fotocopiatura;
c.     Servizi di stampa;
d.     Servizi a bancone (con operatore)
              d.1 Abilitazione ai servizi di Ateneo
              d.2 Pagamento oneri di mora;
              d.3 Prestito interbibliotecario - ILL;
              d.4 Fornitura documenti - DD;

e.     Gestione “accounting” personale

Possono accedere ai servizi forniti di accounting utenti in possesso di entrambi i seguenti requisiti:

·         Possesso di una login e una pw

·         Abilitazione della coppia di credenziali fornita (login e pw) ai servizi del sistema bibliotecario

Le attività di abilitazione ai servizi di biblioteca vengono fatte “una ed una sola volta” presso una delle biblioteche del sistema bibliotecario predisposte per questo servizio, e questa abilitazione sarà valida per tutti gli altri punti di erogazione dei servizi.

 

Gestione e pagamento in self-service di stampe e fotocopie

 PrintNet è il software per automatizzare ed ottimizzare il processo di stampa. Utilizzato in self-service (senza la presenza di operatori addetti alla gestione), si presenta agli utenti di biblioteche, centri culturali, aule studio, ecc., come un sistema semplice ed intuitivo.

Brochure PDF PrintNet Brochure PDF di PRINTNET

PrintNet prevede una postazione di pagamento che raccoglie tutte le stampe lanciate dalle postazioni client.
L’utente tramite autenticazione può visualizzare i propri documenti in stampa, verificare gli importi relativi, cambiare le impostazioni dei parametri di stampa, decidere su quale stampante eseguire il lavoro selezionato e procedere al pagamento della stampa tramite tessera prepagata o in accounting (credito su database).

Caratteristiche e funzionalità del sistema

  • Pagamento automatico delle stampe effettuate dalle postazioni informatiche mediante l'utilizzo delle tessere prepagate che già vengono utilizzate per il pagamento delle fotocopie.
  • Integrazione con i sistemi di stampa attualmente in dotazione della biblioteca
  • Integrazione nelle procedure amministrative attualmente adottate dagli operatori della biblioteca e nel sistema di pagamento dei servizi adottato dagli utenti (tessere prepagate)
  • Integrazione nel sistema di controllo degli accessi tramite autenticazione con la tessera magnetica

Architettura del sistema:

PrintNet System Configuration
  

Descrizione generale sul funzionamento e utilizzo del sistema

Tutto con un'unica tessera prepagata!

 

Gestione delle STAMPE

  1. L'utente accede ad una delle postazioni client e crea o reperisce tramite internet i documenti da mandare in stampa
  2. L'utente lancia un documento in stampa direttamente dall'applicazione che stà utilizzando
  3. Compare la finestra di gestione del server dove l'utente configura i parametri di stampa (formato, B/N o colori, n° copie, ecc.)
  4. Al documento da mandare in stampa PrintNet associa in modo automatico lo username dell'utente collegato al PC
  5. L'utente conferma la stampa e continua con la sua sessione di lavoro eventualmente ripetendo l'operazione per altri documenti
  6. Al termine della sessione di lavoro l'utente si reca alla stazione di pagamento e si autentica inserendo le proprie credenziali di accesso (Username e Password) o strisciando la propria tessera identificativa nell'apposito lettore
  7. Vengono visualizzati solamente i PROPRI documenti da stampare e il relativo importo da pagare
  8. L'utente inserisce la scheda prepagata nel lettore Cartadis TCRS e seleziona dalla coda il documento da stampare e la stampante su cui eseguire la stampa
  9. Attraverso il Cartadis TCRS viene verificata la disponibilità di credito nella tessera
  10. Se il credito presente nella tessera magnetica è sufficiente, viene scalato il valore corrispondente al numero di pagine in stampa e contestualmente il server lancia la stampa in esecuzione
  11. L'utente si reca alla stampante e preleva il documento stampato.

 

Gestione delle FOTOCOPIE

  1. L'utente si reca alla fotocopiatrice trovandola bloccata dal dispositivo CARTADIS TC11.
  2. L'utente posiziona il documento da fotocopiare nel vassoio della macchina e inserisce la propria tessera prepagata nell'apposito lettore TC11 
  3. Attraverso il Cartadis TC11 viene verificata la disponibilità di credito nella tessera
  4. Se il credito presente nella tessera magnetica è sufficiente la macchina MFP si sblocca, inizia l'operazione di fotocopiatura e viene scalato il valore corrispondente al numero di pagine fotocopiate
  5. L'utente preleva il documento fotocopiato

Vantaggi del sistema:

  • Gestione automatizzata in self-service del pagamento delle stampe da PC e delle fotocopie con un'UNICA TESSERA PREPAGATA
  • Gestione amministrativa semplice e snella tramite la vendita di tessere magnetiche prepagate
  • Possibilità di utilizzare un distributore/ricaricatore a muro di tessere magnetiche per aumentare l'automazione in self-service del sistema
  • Controllo della validità dei diritti di accesso dell'utente al servizio attraverso autenticazione tramite il badge magnetico già in dotazione agli studenti
  • Possibilità da parte dell'operatore di monitorare il sistema attraverso una semplice interfaccia grafica e verificare le statistiche sulle stampe effettuate e sui totali dei relativi importi
  • Possibilità di assegnare alla biblioteca alcune tessere free da assegnare ad utenti "privilegiati" per effettuare stampe gratuitamente

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