"Quasi tutti i miglioramenti della Qualità avvengono semplificando i progetti, i processi di realizzazione, i layout o le procedure"
Tom Peters

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GEDIS - Gestione Dispense

Gestione e pagamento delle dispense universitarie

Il progetto GEDIS nasce nell’ambito dei servizi alla didattica universitaria per verificare la sostenibilità della riproduzione ad uso didattico di dispense legali confezionate con parti di testo soggette a diritto editoriale.

La riforma dei percorsi didattici universitari e l’utilizzo delle nuove tecnologie dell’ informazione, hanno di fatto modificato l’utilizzo di molti prodotti editoriali. Il prodotto “libro” (monografia, manuale, ecc) viene in molti casi sostituito da un collage di “parti di libro”, da “instant-book” o da “e-book” validi solo nell’arco temporale di un corso (tre mesi o anche meno). Non esistendo una filiera editoriale codificata per gestire le necessità di questo segmento, il progetto intende affrontare in modo radicale il problema della scarsa trasparenza con cui viene attualmente gestito il processo di riproduzione e distribuzione di materiali didattici.

In questo scenario è stata fatta una collaborazione con l’Università di Padova per la realizzazione di una piattaforma software di gestione della distribuzione e del pagamento e della relativa contabilizzazione dei diritti di copyright delle dispense universitarie.

Gli obiettivi di carattere generale che hanno contribuito alla nascita del progetto si possono riassumere come segue:

  • Standardizzazione delle informazioni relative ai materiali didattici consigliati per i corsi universitari e delle modalità di gestione e fruizione delle stesse (raccolta e distribuzione)
  • Interoperabilità con gli archivi bibliografici delle varie facoltà
  • Standardizzazione e controllo in fase di inserimento di metadati e dati relativi alle dispense didattiche
  • Gestione automatica del back-office e della reportistica amministrativa
  • Creazione automatica di statistiche che forniscano informazioni sulla fruizione del servizio e che permettano anche la ripartizione dei diritti di copyright
  • Ottimizzazione e razionalizzazione del processo di gestione del denaro relativo agli acquisti delle dispense e alla successiva ripartizione tra costi del servizio di riproduzione e diritti d’autore.

I VANTAGGI DEL PROGETTO GEDIS:

E’ stata realizzata una soluzione preconfigurata nella modalità TOTEM ovvero un sistema SELF-SERVICE per consentire la fruizione in autonomia del servizio da parte degli studenti, con le seguenti finalità:

  • permettere agli studenti universitari di ricercare e stampare autonomamente le dispense messe a disposizione dal docente del proprio corso di interesse.
  • fornire un sistema sicuro e integrato di accesso, ricerca, stampa e pagamento delle dispense (totem) che sia riproducibile e collocabile nei vari punti di fruizione del servizio (tipicamente nei dipartimenti delle facoltà universitarie).
  • registrare su un database locale tutte le informazioni legate alle operazioni di stampa, in particolare l’ID del documento, l’autore del documento, quante pagine sono state stampate, il costo della stampa eseguita e in particolare la quota relativa ai diritti di copyright della dispensa riprodotta.
  • permettere ai gestori del servizio di caricare nel database locale in modo semplice e sicuro i documenti digitali relativi alle dispense associando a questi i metadati che diventeranno le chiavi di ricerca dei documenti stessi.
  • offrire agli utenti un sistema di pagamento in self-service (badge magnetico o smart card) semplice e intuitivo che non comporti l’intervento di operatori che così si possono dedicare ad attività a maggior valore aggiunto.
  • ripartire automaticamente i diritti d’autore della dispensa o di parti di essa (fascicoli) soggette a copyright, fornendo al gestore un report dettagliato per ogni centro di costo.

 

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