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Gestione automatizzata dei servizi della biblioteca

Introduzione

Sono sempre di più gli studenti che utilizzano risorse tecnologiche messe a disposizione dalle strutture bibliotecarie universitarie mediante PC collegati in rete. Si pensi ad esempio al materiale didattico prodotto dai docenti e reso fruibile per gli studenti non più su supporto cartaceo, ma mediante Internet.

Si impone perciò un ripensamento nelle modalità di fruizione delle postazioni informatiche (peraltro largamente insufficienti alle necessità dell’utenza) e dei servizi ad esse collegati per permettere una più razionale gestione dell’esistente.

Occorre pertanto dar modo al  personale di gestire e monitorare in tempo reale lo stato di utilizzo delle postazioni senza muoversi dalla reception, consentendo l’accesso solo a utenti abilitati su postazioni effettivamente disponibili, evitando così confusione, ressa e fastidiose perdite di tempo, sia per gli utenti sia per il personale.

 

Fig1: Architettura del sistema

Funzionalità e caratteristiche del sistema SPS

Il problema può dunque essere individuato nella necessità di identificare e regolamentare l’accesso a differenti tipologie di risorse mediante apposite pratiche amministrative e apposite tecnologie;

SICURNET SPS è la piattaforma software progettatta sulle specifiche esigenze della biblioteca e più in generale del sistema bibliotecario che permette di gestire tutte le risorse tecnologiche messe a disposizione del pubblico.

Principali funzionalità del sistema:

1. Gestione del credito personale dell’utente, utilizzabile per pagare servizi forniti nell’ambito del sistema bibliotecario di ateneo (SBA);

2. Pagamento di servizi su supporto (riproduzioni a stampa, fotocopie, collegamenti web), e intangibili (oneri di mora per ritardata, consegna materiali in prestito, costi gestionali generali, ecc.)

3. Ripartizione tra diversi servizi e fornitori di servizi dei proventi delle attività gestite dal sistema di accounting e generazione contestuale di un’adeguata reportistica.

4. Identificazione e monitoraggio delle connessioni web che vengono effettuate da postazioni PC in rete (nel rispetto della normativa vigente, sia in materia di privacy che in ambito di sicurezza), delle operazioni di stampa e fotocopiatura effettuate dagli utenti nonché di tutte le transazioni economiche relativi ai servizi offerti.

5. Gestione Multibiblioteca con relativa gestione utenti/autorizzazioni e servizi

Per i servizi a pagamento viene utilizzato un portafoglio interno attribuito a ciascun utente. Mediante un Totem Self-Service (Money Loader) l’utente può verificare lo stato del proprio credito, caricare denaro introducendo monete e banconote, visualizzare l’estratto conto di tutte le transazioni effettuate in un determinato periodo. Nel tempo è previsto che l’utente potrà effettuare l’accesso al proprio Account anche via web direttamente dal portale del Politecnico di Milano.

La soluzione prevede un server centrale, al quale sono collegate in rete tutte le periferiche che prevedono un costo per l’utente (fotocopiatrici, stampanti ma anche postazioni web con collegamenti onerosi a risorse elettroniche, o costi per Area Sistema Bibliotecario di Ateneo, servizi di fornitura documenti o prestito interbibliotecario). Il sistema permette la gestione dei dati relativi alle diverse contabilità (servizi legati alle differenti macrostrutture e strutture di ateneo differenziati per tipologia e per fornitore).

La ricarica del credito degli utenti avviene in modalità “chiosco” (self-service), cioè in assenza di operatore.


FUNZIONI SPECIFICHE DEL SISTEMA

a.     Controllo accessi on-line (login);
b.     Servizi di fotocopiatura;
c.     Servizi di stampa;
d.     Servizi a bancone (con operatore)
              d.1 Abilitazione ai servizi di Ateneo
              d.2 Pagamento oneri di mora;
              d.3 Prestito interbibliotecario - ILL;
              d.4 Fornitura documenti - DD;

e.     Gestione “accounting” personale

Possono accedere ai servizi forniti di accounting utenti in possesso di entrambi i seguenti requisiti:

·         Possesso di una login e una pw

·         Abilitazione della coppia di credenziali fornita (login e pw) ai servizi del sistema bibliotecario

Le attività di abilitazione ai servizi di biblioteca vengono fatte “una ed una sola volta” presso una delle biblioteche del sistema bibliotecario predisposte per questo servizio, e questa abilitazione sarà valida per tutti gli altri punti di erogazione dei servizi.

 

Gestione e pagamento in self-service di stampe e fotocopie

 PrintNet è il software per automatizzare ed ottimizzare il processo di stampa. Utilizzato in self-service (senza la presenza di operatori addetti alla gestione), si presenta agli utenti di biblioteche, centri culturali, aule studio, ecc., come un sistema semplice ed intuitivo.

Brochure PDF PrintNet Brochure PDF di PRINTNET

PrintNet prevede una postazione di pagamento che raccoglie tutte le stampe lanciate dalle postazioni client.
L’utente tramite autenticazione può visualizzare i propri documenti in stampa, verificare gli importi relativi, cambiare le impostazioni dei parametri di stampa, decidere su quale stampante eseguire il lavoro selezionato e procedere al pagamento della stampa tramite tessera prepagata o in accounting (credito su database).

Caratteristiche e funzionalità del sistema

  • Pagamento automatico delle stampe effettuate dalle postazioni informatiche mediante l'utilizzo delle tessere prepagate che già vengono utilizzate per il pagamento delle fotocopie.
  • Integrazione con i sistemi di stampa attualmente in dotazione della biblioteca
  • Integrazione nelle procedure amministrative attualmente adottate dagli operatori della biblioteca e nel sistema di pagamento dei servizi adottato dagli utenti (tessere prepagate)
  • Integrazione nel sistema di controllo degli accessi tramite autenticazione con la tessera magnetica

Architettura del sistema:

PrintNet System Configuration
  

Descrizione generale sul funzionamento e utilizzo del sistema

Tutto con un'unica tessera prepagata!

 

Gestione delle STAMPE

  1. L'utente accede ad una delle postazioni client e crea o reperisce tramite internet i documenti da mandare in stampa
  2. L'utente lancia un documento in stampa direttamente dall'applicazione che stà utilizzando
  3. Compare la finestra di gestione del server dove l'utente configura i parametri di stampa (formato, B/N o colori, n° copie, ecc.)
  4. Al documento da mandare in stampa PrintNet associa in modo automatico lo username dell'utente collegato al PC
  5. L'utente conferma la stampa e continua con la sua sessione di lavoro eventualmente ripetendo l'operazione per altri documenti
  6. Al termine della sessione di lavoro l'utente si reca alla stazione di pagamento e si autentica inserendo le proprie credenziali di accesso (Username e Password) o strisciando la propria tessera identificativa nell'apposito lettore
  7. Vengono visualizzati solamente i PROPRI documenti da stampare e il relativo importo da pagare
  8. L'utente inserisce la scheda prepagata nel lettore Cartadis TCRS e seleziona dalla coda il documento da stampare e la stampante su cui eseguire la stampa
  9. Attraverso il Cartadis TCRS viene verificata la disponibilità di credito nella tessera
  10. Se il credito presente nella tessera magnetica è sufficiente, viene scalato il valore corrispondente al numero di pagine in stampa e contestualmente il server lancia la stampa in esecuzione
  11. L'utente si reca alla stampante e preleva il documento stampato.

 

Gestione delle FOTOCOPIE

  1. L'utente si reca alla fotocopiatrice trovandola bloccata dal dispositivo CARTADIS TC11.
  2. L'utente posiziona il documento da fotocopiare nel vassoio della macchina e inserisce la propria tessera prepagata nell'apposito lettore TC11 
  3. Attraverso il Cartadis TC11 viene verificata la disponibilità di credito nella tessera
  4. Se il credito presente nella tessera magnetica è sufficiente la macchina MFP si sblocca, inizia l'operazione di fotocopiatura e viene scalato il valore corrispondente al numero di pagine fotocopiate
  5. L'utente preleva il documento fotocopiato

Vantaggi del sistema:

  • Gestione automatizzata in self-service del pagamento delle stampe da PC e delle fotocopie con un'UNICA TESSERA PREPAGATA
  • Gestione amministrativa semplice e snella tramite la vendita di tessere magnetiche prepagate
  • Possibilità di utilizzare un distributore/ricaricatore a muro di tessere magnetiche per aumentare l'automazione in self-service del sistema
  • Controllo della validità dei diritti di accesso dell'utente al servizio attraverso autenticazione tramite il badge magnetico già in dotazione agli studenti
  • Possibilità da parte dell'operatore di monitorare il sistema attraverso una semplice interfaccia grafica e verificare le statistiche sulle stampe effettuate e sui totali dei relativi importi
  • Possibilità di assegnare alla biblioteca alcune tessere free da assegnare ad utenti "privilegiati" per effettuare stampe gratuitamente

La soluzione per il controllo e il monitoraggio degli accessi e delle stampe

Brochure PDF SicurNet Brochure PDF di SICURNET

 

SicurNet - Lettore badge magneticoSICURNET è il software che permette una gestione automatizzata e centralizzata degli accessi a postazioni informatiche e la gestione del pagamento e delle policy dei servizi ad esse collegati (stampe, fotocopie, navigazione Internet).

 

Le credenziali di autenticazione (username e password) degli utenti possono essere inserite manualmente (digitate da tastiera) o tramite lettura di badge magnetici, smart card, lettori di codici a barre  o  lettori RFID. Il pagamento  dei servizi può essere effettuato in "ACCOUNTING" (Credito sul Database Utenti) oppure tramite TESSERE PREPAGATE.

SICURNET, rilevati i dati dell'utente li confronta con quelli del proprio archivio e abilita all'utilizzo della postazione in base a precise regole di tempo e di appartenenza a specifici gruppi di studio e/o ricerca; tali regole sono completamente personalizzabili a seconda delle esigenze e dell'organizzazione della struttura che ospita il sistema.

 

Gestione semplice e intuitiva
SICURNET fornisce agli addetti al monitoraggio e alla gestione del sistema, interfacce molto semplici e intuitive che permettono di controllare lo stato delle postazioni, abilitare o disabilitare utenti, visualizzare il tracciato degli accessi di un determinato periodo, accedere all'area di gestione delle prenotazioni.

 

Protezione dei dati e privacy
Tutte le operazioni effettuate sia dagli utenti che dal personale addetto alla gestione del sistema sono protette da passwords personali; inoltre le transazioni dei dati che avvengono nella rete sono crittografate garantendo un adeguato livello di sicurezza in ottemperanza a quanto espresso dalla legge sulla privacy (D.lgs 196/2003) e dal Decreto Pisanu (L. 155/2005 - Norme Antiterrorismo).

 

 

 


CARATTERISTICHE:

OTTIMIZZAZIONE

SICURNET consente di ottimizzare e razionalizzare i tempi di utilizzo delle postazioni informatiche.

PERSONALIZZAZIONE

SICURNET è personalizzabile in base alle esigenze e all'organizzazione della struttura che ospita il sistema.

CONTROLLO

SICURNET permette di monitorare lo stato delle postazioni e di risalire al tracciato degli accessi effettuati.

 

Gestione Freepass

SICURNET offre la possibilità di assegnare dei tesserini magnetici "free" a utenti che non sono registrati nel database dell'università e a cui è possibile assegnare (es. studenti Erasmus).

 

Gestione delle prenotazioni

SICURNET fornisce un sistema di gestione automatizzato delle prenotazioni offren- do agli utenti la possibilità di prenotare autonomamente una postazione acce- dendo ad una interfaccia di gestione molto semplice ed intuitiva.

 

Gestione Utenti

SICURNET permette all'operatore l'accesso (autenticato con password) al databasedegli utenti consentendo operazioni quali ricerca, inserimento, cancellazione e assegnazione di una nuova password.

 

Report e statistiche

SICURNET consente di visualizzare il tracciato degli accessi di un determinato giorno o periodo offrendo la possibilità di risalire a informazioni circa l'utilizzo pregresso delle postazioni informatiche a fini di controllo su utilizzi impropri del servizio oppure a fini statistici.

 

Gestione Stampe

SICURNET fornisce un sistema integrato di contabilizzazione delle stampe che permette tramite un credito in accounting o con tessere prepagate il pagamento da parte degli utenti delle stampe lanciate dalla postazione dove sono autenticati.

 

Wireless

SICURNET si integra con il sistema di controllo e monitoraggio degli utentiche con il proprio Notebook si collegano alla rete wireless della biblioteca registrando gli stessi in un unico database che verifica i diritti di utilizzo dei servizi messi a disposizione.

Vantaggi del sistema:

  • Ottimizzazione e razionalizzazione dei tempi e delle modalità di utilizzo delle postazioni informatiche.
  • Snellimento del lavoro di segreteria in termini di controllo dei diritti di accesso al servizio da parte degli utenti e di monitoraggio e gestione delle postazioni.
  • Tracciabilità di tutti gli accessi effettuati con possibilità di recuperare informazioni su eventuali responsabilità di utilizzi impropri del servizio.
  • Contabilizzazione e pagamento automatico delle stampe snellendo il lavoro dei responsabili del servizio.
  • Reportistica completa di tutte le operazioni a pagamento effettuate dagli utenti con ripartizione per centri di costo (Macrostruttura, Struttura, gruppo di postazioni, gruppo di utenti,  gruppi di stampanti e di fotocopiatrici)
  • Integrazione dei sistemi di gestione dei servizi di utilizzo delle postazioni, di stampa da PC e di accesso alla rete wireless in un'unica applicazione che ne permette il controllo da una interfaccia centralizzata.

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