You are here:Super User

Gestione del ciclo attivo di fatturazione

Nel rapporto di qualunque azienda con i propri Clienti vengono prodotti una serie di documenti indispensabili nella gestione dei rapporti commerciali, The gestisce in modo completamente automatico l’ archiviazione su supporto digitale di Conferme d’Ordine, Documenti di trasporto, Fatture, Estratti Conto. Mentre il sistema smista e gestisce in modalità completamente automatica l’archiviazione dei documenti, il personale non è più obbligato a gestire l’ archiviazione tradizionale ed può svolgere liberamente altre mansioni inerenti al proprio lavoro.

Con la gestione del Ciclo Attivo si dà risposta alle seguenti esigenze:

  • archiviazione automatica di tutti i documenti attivi
  • disponibilità immediata dei documenti, in copia conforme , per svolgere la propria attività per tutti gli addetti coinvolti nella gestione commerciale delle vendite a partire dalla Conferma d’ Ordine, all’ Ordine, alla fattura, alla gestione del pagamento, e alle eventuali contestazioni
  • completa ed immediata informazione per una efficiente gestione dei solleciti di pagamento
  • monitoraggio dell’efficienza del servizio di sollecito dei pagamenti
  • invio automatizzato delle conferme d’ ordine e delle fatture clienti scegliendo autonomamente la modalità di invio (fax , email, posta ordinaria) dalle informazioni contenute nel gestionale e quando è necessario documenti vengono firmati digitalmente.


Documenti Gestiti:
Ordine, Conferma d’Ordine, Documento di trasporto, Fattura, Estratto conto, Pagamenti, Corrispondenza, Fax, E¬mail.
Uffici Coinvolti: Ufficio Commerciale, Ufficio Spedizioni, Ufficio Amministrazione (Contabilità, Pagamenti).

Processi lavorativi migliorati:

  • Archiviazione automatica in copia conforme di tutti i documenti attivi
  • Gestione del sollecito del pagamento. Tutte le varie fasi del processo di pagamento possono essere gestite e monitorate attraverso l’ integrazione con il modulo gestionale , tutti i documenti che hanno originato quel pagamento possono essere contemporaneamente visionati. I metodi di ricerca e di visualizzazione dei solleciti sono completamente personalizzabile. E’ possibile inviare automaticamente mail con allegati uno o più documenti.
  • Invio ai clienti di documenti non fiscali (anche firmati digitalmente)
  • Invio ai clienti di fatture (anche firmate digitalmente )

 

 

Gestione del ciclo passivo di fatturazione

In ogni azienda la gestione delle richieste di acquisto , la successiva compilazione degli ordini di acquisto, la loro verifica, il pagamento delle fatture conformi e la gestione di quelle non conformi, così come tutte le attività che rientrano nel concetto di Ciclo Passivo, seguono fasi di lavorazione ben precise, che possono essere codificate con processi di Workflow che guidano il personale attraverso le diverse tappe del “percorso di approvazione”.
Therefore, affiancandosi alle consuetudini dell’azienda, fornisce al personale un sistema di gestione semplice e completo che ottimizza i tempi, riduce gli errori e migliora la qualità del lavoro.

Con la gestione del Ciclo Passivo si dà risposta alle seguenti esigenze:

  • disponibilità tempestiva dei documenti per svolgere la propria attività, per tutte le figure professionali coinvolte nella gestione degli approvvigionamenti, a partire dalla richiesta di acquisto, fino al pagamento ed eventualmente alle contestazioni
  • approvazione dell’acquisto
  • verifica della Fattura fornitori con i Documenti di Trasporto e gli Ordini
  • ciclo di approvazione al pagamento delle fatture
  • monitoraggio della qualità degli approvvigionamenti

Documenti Gestiti:
Richiesta di acquisto, Offerte Fornitori, Gestione Offerte, Ordine a Fornitore, Conferma d’Ordine, Documento di Trasporto, Fattura, Pagamenti, Corrispondenza, Fax, Mail.


Uffici Coinvolti:
Acquisti, Ricevimento merci, Contabilità , Pagamenti, Uffici Budget, Ufficio Collaudi.

Processi lavorativi migliorati:

  • Workflow Richiesta di Acquisto
  • Gestione Offerte di Acquisto
  • Verifica Ordine – Documento di Trasporto - Fattura
  • Risposta ai solleciti di pagamento
  • Workflow di approvazione al pagamento delle fatture conformi
  • Workflow per la gestione delle fatture non conformi
  • Monitoraggio del carico di lavoro del personale addetto
  • Controllo dello stato di avanzamento delle approvazioni
  • Monitoraggio del tempo medio di un ciclo di approvazione
  • Gestione e monitoraggio delle procedure ISO 9001 per gli approvvigionamenti

 

La gestione documentale nell'ufficio Acquisti

Le procedure di acquisto si svolgono in modo molto diverso a seconda della tipologia di prodotto e della  rilevanza strategica per l’azienda che li effettua.

Possiamo  distinguere gli acquisti legati al normale approvvigionamento di prodotti da rivendere, gli acquisti relativi a beni strumentali,  quelli legati ai servizi e a tutta la problematica relativa a procurare tutto ciò che occorre  per gestire un progetto o una commessa .

In ciascuna di queste macro situazioni possiamo poi distinguere molte varianti, ma ciò che forse  vale la pena sottolineare in questo contesto è che mentre  negli acquisti ripetitivi probabilmente esiste un processo predefinito  con delle regole da seguire e delle informazioni  da consultare secondo modalità chiare e note, negli acquisti  non ripetitivi  occorre procedere, soprattutto se il bene da acquistare è strategico o ha alto valore economico, con una ricerca  di informazioni più o meno complesse sia sui vari possibili fornitori che sulle caratteristiche dei beni da acquistare.   

In questi casi i documenti da ricercare e da esaminare prima dell’acquisto possono esser molteplici e con caratteristiche diverse. Occorre inizialmente effettuare una  analisi delle caratteristiche del o dei fornitori, conoscere le loro referenze e la loro reputazione,  valutare la loro capacità tecnica ed economica. Occorre valutare con attenzione i contenuti delle offerte, occorre sintetizzare i pro e i contro delle diverse possibili alternative di acquisto e così via.

Spesso il lavoro preliminare coinvolge più persone che si devono quindi integrare e scambiare informazioni.

 

La gestione documentale può aiutare questi processi sia nel caso di acquisti ripetitivi sia in quello di acquisti “una tantum”  ovviamente con modalità molto diverse.

 Nel primo caso  ciò che veramente aiuta a migliorare la produttività è  avere a disposizione un workflow  che aiuti a sveltire il processo di acquisto, avere aggiornati i listini praticati dai fornitori, conoscere le condizioni commerciali  pattuite e le varie alternative.   

 Nel secondo caso è estremamente importante  avere a disposizione una notevole quantità di informazioni spesso destrutturate,   poterle scambiare facilmente con i  diversi attori del processo, sintetizzare le varie ipotesi, fare riferimento a  un capitolato o un bando di gara, tenere queste informazioni aggiornate e consultabili.

La gestione documentale ci serve moltissimo in ambedue le situazioni. Ci fa risparmiare tempo, rende tutte le persone coinvolte nei processi più allineate sulla situazione presente, consente di verificare gli accadimenti passati e capitalizzare le esperienze fatte nel passato.

Workflow di gestione ufficio vendite

Il poter risalire, in qualunque momento e in qualsiasi luogo, a tutti i documenti che hanno segnato l’evolversi di una trattativa commerciale, a partire dal suo innesco fino alla sua conclusione è una opportunità unica per la qualità del lavoro degli Agenti e della Direzione Commerciale.
La composizione della trattativa commerciale e tutti i documenti ad essa correlati, scambiati internamente o esternamente, vengono indicizzati per numero progressivo di trattativa e archiviati in modalità automatica. Si costituisce così la “pratica della trattativa”: una funzionalità di semplice utilizzo, che permette di avere sempre a portata di mano tutto lo storico dei documenti, in modo da gestire agevolmente le condizioni di contenzioso, minimizzando i tempi di lavorazione e facilitando al massimo il passaggio di consegne fra Agenti.

Con la soluzione Therefore DM diamo risposta alle seguenti esigenze:

  • Gestione dell’iter della trattativa commerciale
  • Produzione delle offerte
  • Gestione delle versioni di offerta
  • Approvazione dell’offerta commerciale
  • Gestione delle previsioni di vendita

 

User Login